公示公告

吉林省监狱管理局关于组织移交监狱系统档案的通知

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  • 发布时间:2015-08-10
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文章摘要:,气门数希腊神话小书童,低沉基体毛将焉附。

省直各监狱、各直属单位: 

  根据省档案局要求,北京赛车pk10微信贴吧:结合监狱系统实际,省局决定省直各监狱单位可将2005年以前年度各门类档案(永久卷)移交省档案局(馆)。现就移交有关事宜通知如下。 

  一、严格按照《吉林省监狱系统档案移交省档案局接收标准》整理、移交档案。 

  二、汇编资料留存,不移交、处理;移交档案的原始目录留存或复制留存;电子档案复制留存。 

  三、财务档案1995年以前的移交,1995年之后的可根据工作需要确定移交年限范围。 

  四、移交中具体业务事宜各监狱可直接接受省档案局业务指导(联系人:省档案局党政档案管理处王厚梅副处长,电话88553717;张建宇,电话88553790)。同时对重要问题、阶段性进展情况要及时报省局。省局档案管理人员要做好督导检查工作,及时沟通掌握工作进展情况。 

  五、移交和整理工作中要严格遵守档案管理和保密管理有关法规要求。监狱分管领导和办公室领导要高度重视,严格管理;档案管理人员要严格履行职责,严肃认真地开展工作,不得出现损毁、遗失档案,失泄密等问题。 

  附:吉林省监狱系统档案(永久卷)移交省档案馆接收标准 

   

  吉林省监狱管理局 

  2015年1月7日 

  附件 

  吉林省监狱系统档案(永久卷) 

  移交省档案馆接收标准 

  为了确保进馆档案的案卷质量,根据《机关档案工作条例》、《机关档案业务建设规范》、《吉林省直属机关文书档案案卷质量标准和检查方法》等业务标准和规定,结合本系统档案现状,制定本标准。 

  一、按全宗整理进馆档案 

  一个立档单位形成的各种门类、各种载体的档案视为一个全宗,赋予一个全宗号。 

  二、移交文书档案接收标准 

  (一)案卷质量标准 

  1.归档文件材料齐全完整 

  按照本单位文件材料立卷归档范围的规定,把应该立卷归档的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,如:文件(传真等)、重要会议或电话记录、各类统计报表、重要存根、出版物的原稿、簿册、印模、照片、录音带、光盘等,要收集齐全立卷归档。 

  2.分类清楚,组卷合理 

  根据本单位内部机构设置、职责任务、业务分工、形成文件多少等实际情况,可以将文件按机构或问题分类立卷。立卷以反映本单位贯彻执行党和国家的方针、政策,保持文件之间的密切联系为原则进行组卷。组卷时,一是按年度分开组卷,但对一些特殊性文件,如跨年度的监察、审计等文件,应放在结案的年代立卷;年度计划、总结、预算等文件放在内容所针对的年代;长远规划、计划放在文件制成年代。二是按党政分开组卷,党组、党委文件单独作为一类。三是按文件制成机关分开组卷(不包括上、下级和平行机关与本机关文件有密切联系的文件)。四是按文件内容分开组卷,将同一内容、同一类型的文件,即一个问题、一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件作为有联系的一个整体进行组卷。正文与附件,请示与批复,批转、转发与原件均应放在一起组卷。录音带、录像带、影片、照片、光盘等档案,应与文书档案统一整理、编目,分别存放。 

  3.保管期限划分基本准确 

  保管期限的划分,按照国家档案局发布的《关于机关档案工作保管期限的规定》(1987年)、《归档文件整理规划》(2000年)、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(2006年)执行。 

  4.案卷题名简明确切 

  在拟写案卷题名时,政治上要准确无误,文字上要通顺精炼,简明确切反映卷内文件的内容。题名应由责任者、问题、名称三部分组成。题名的责任者不能过于简单,即不能写本厅、本局、本监狱,应写全称或准确的简称。 

  5.卷内文件排列合理 

  卷内文件要按照事情的来龙去脉发展过程,保持文件之间的有机联系,有次序的系统排列。即正本在前,定稿在后;正件在前,附件在后;批复在前,请示在后;批转、转发文件在前,被批转、转发文件在后。 

  6.去掉金属物,编写页码 

  凡纸张两面有字或有图的,一律编页码,无字或无图的卷内空白页可不编页码。页号要用铅笔在文件的右上角标识,如背面有字的在左上角编页码。要去掉文件上的金属物,装订线外有字迹的要加边,破损的要修补好。 

  7.登记目录,填备考表 

  卷内文件要逐件登记卷内文件目录,放在卷首。每卷都列有备考表,检查人、立卷人要签名,放在卷尾。 

  8.案卷装订整齐美观 

  装订前要把卷内文件材料底边和卷口礅齐,后用双卷绳装订结实。使案卷装订整齐、结实、不压字、不漏页。 

  9.案卷封面、卷内文件目录、备考表填写要规范 

  每个案卷都要有案卷封面、卷内文件目录、备考表,要求用毛笔或钢笔楷体书写。 

  10.案卷排列合理,目录填写清楚 

  每一年度的案卷先按保管期限分开,每种保管期限的案卷再按类别(组织机构或问题)分开,每类内按重要程度保持卷与卷之间的联系排列,并按顺序排一个流水号。案卷目录和卷内文件目录共同组成全引目录。案卷目录要实现数字化,用Excel表格录入。最后形成机读档案目录光盘一套,簿册式全引目录一式四份,随同档案一同移交到省档案馆。 

  (二)与档案有关的编研材料 

  1.组织沿革:主要反映本单位成立或撤销的时间、原因;单位的性质、任务、职责和隶属关系及其演变;内部机构和直属单位的设置及其演变;本单位负责人变动等情况。 

  2.全宗介绍:主要反映全宗单位历史概况,全宗组成成分、档案的门类、数量、整理情况;档案的分类原则、鉴定情况、立卷方法、保管情况等。 

  3.大事记:记述一个单位发生的重大事实的书面材料。 

  三、其他门类档案接收标准 

  其他门类档案要按照国家和省有关专业档案管理办法的要求,规范化整理后移交进馆。如会计档案的案卷质量标准,要符合财政部、国家档案局颁布的财会字[1998]32号文件规定。狱政档案,要符合《狱政档案管理条例》。科技档案案卷质量标准,要符合《科学技术档案工作条例》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》等规定。 

  四、截止期限 

  各门类档案移交截止日期:2005年。 

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